Rekrutacja w skokach rozwojowych firmy

10, 50, 100, 250… – to nie liczby, które pozwolą Ci wygrać w totolotka 🙂 a progi rozwoju firmy, które wiążą się zwykle z wieloma zmianami. Najważniejsze jest jednak to, jak firma poradzi sobie z wyzwaniami, które na nią czekają w związku ze wzrostem. Dziś kilka słów o nich i sposobach radzenia sobie z nimi.

Wymienione we wstępie progi (poza wymaganiami finansowymi) pozwalają m.in. zakwalifikować firmy do mikro, małych czy średnich przedsiębiorstw, a także wiążą się często z konsekwencjami prawnymi (np. prawo związane z BHP czy ZUS). Jednak ta kwalifikacja nie jest najważniejsza. Kluczowe są wyzwania, które stoją przed firmą w obliczu wzrostu. Tematem artykułu są te związane z HR: rekrutacją, onboardingiem czy procesami wewnętrznymi.

W skokach rozwojowych firmy często borykają się z problemami na wielu polach, m.in.: transferu wartości, misji i wizji firmy, a także jej strategii, stworzenia odpowiednich procesów, kryzysem leadershipu, trudnością w transferze wiedzy, oporem przed zmianą czy choćby zmianami w obszarze komunikacji wewnętrznej czy zatrudnieniem odpowiednich liderów. Uff dużo tego! A to jeszcze nie wszystko 🙂

Firmy rzadko podchodzą do tego procesu świadomie, kierując się raczej zasadą, że “jakoś to będzie i będziemy się martwić, jak dojdziemy do tego punktu”. Niestety często skutkuje to poważnymi problemami firmy pojawiającymi się np. dużą rotacją zespołu, zwiększeniem kosztów rekrutacji czy choćby obniżeniem efektywności działań. Zatem na co zwrócić uwagę w procesie rekrutacji podczas skoków rozwojowych? Mam dla Was dziś 5 porad. 

1. Wartości w organizacji

Jasno wyznaczone wartości usprawniają skuteczną rekrutację w przypadku zwiększenia jej dynamiki czy skali.

W jaki sposób? Wielopoziomowo. 

Po pierwsze, jasna i klarowna komunikacja wartości podczas procesu rekrutacyjnego pozwala w płynny sposób wprowadzić kandydatów do firmy, zmniejszyć koszt onboardingu czy skrócić czas adaptacji nowego członka zespołu.

Po drugie, rekrutacja w skokach rozwojowych charakteryzuje się dużą dynamiką – często zatrudnia się dużą liczbę osób w krótkim czasie. Nierzadko jest to wzrost liczby pracowników o 50% czy 100%. Wprowadzenie do procesu rekrutacyjnego kroku w postaci walidacji zgodności wartości na poziomie organizacji i zespołowym może skutecznie zmniejszać ryzyko pomyłek rekrutacyjnych. Dodatkowo może być krokiem selekcji prowadzonej przez HR Managera zmniejszającym obciążenie managerów liniowych prowadzących rekrutację.

Po trzecie, wartości usankcjonowane w postaci konkretnych zachowań i zasad współpracy (kontraktu), a także przełożone na konkretne przykłady działań – pozwalają zaprojektować skuteczniejszy, bardziej precyzyjny proces rekrutacyjny. Począwszy od ogłoszenia rekrutacyjnego przyciągającego osoby o określonych postawach, poprzez wiarygodne assessment center mierzące konkretne zachowania związane z wartościami, a skończywszy na komunikacji z kandydatami, która może dodatkowo podkreślać wartości i stanowić viralowy wyróżnik firmy. 

Świetnym przykładem może być firma Buffer projektująca rozwiązanie do wsparcia obsługi Social Media. Buffer słynie na całym świecie z transparencji i otwartości w zarządzaniu organizacją. Jawne są nie tylko wyniki finansowe firmy, ale też wynagrodzenia wszystkich pracowników, formuła wyliczania wynagrodzeń czy zadania realizowane przez poszczególne osoby w zespole. O tym, jak wyliczane są wynagrodzenia w Bufferze przeczytać można tutaj.  Dzięki jasnej i silnej promocji swoich wartości firmowych firma stała się nie tylko silną marką pośród potencjalnych pracowników, ale też pomogło to zbudować silną markę produktową.

Podobnie sytuacja wygląda z polskim software housem Software Mill, który zasłynął z tego, że cały zespół pracuje całkowicie zdalnie. Wartość niezależności i samodzielności członków zespołu stał się kanwą dla wielu wystąpień, artykułów czy blog postów, które rozsławiły markę.

Strategię “no office” przyjęła również firma Nozbe, która nie posiada żadnego biura, a wszyscy pracownicy pracują zdalnie z dowolnego miejsca na świecie. Wymaga to od pracowników bardzo dobrej organizacji, a dokładnie jak wygląda ich system pracy opisują na swoim blogu.

2. Misja, Wizja i Strategia

W momencie, kiedy organizacja stoi przed skokiem rozwojowym, kluczowe jest przypomnienie, ponowne ustalenie lub dookreślenie, w jakim kierunku podąża firma, jaka jest jej wizja i misja, a także strategia. Jest to ważne z co najmniej kilku powodów.

Przede wszystkim pozwala ustalić, czy nasza strategia rekrutacyjna i HRowa zgodna jest z aktualną strategią firmy. Przykładowo jeśli firma kieruje swoją ofertę do nowego segmentu klientów lub wchodzi na nowy rynek może okazać się, że zmiany w strategii rekrutacyjnej będą dotyczyły nie tylko liczby zatrudnianych specjalistów czy ich kompetencji technicznych. Zmiany mogą wymagać aktywnych działań employer brandingowych (ze względu na wzmożoną rekrutację) czy zmiany kanałów, którymi dokonywana jest rekrutacja.

Dodatkowo pozwala zwalidować cele rekrutacyjne – jak można wykorzystać aktualne zasoby firmy, tak by rekrutacja była oparta o realną analizę biznesową, a nowe rekrutacje nie były otwierane w oparciu o nadmierny pośpiech. Pomaga również określić brakujące kompetencje, potrzebne w danym okresie wzrostu, nowe brakujące role czy choćby roadmapę wzrostu, która przekłada się bezpośrednio na cele rekrutacyjne.

Dobrze określona i opisana strategia zawierająca m.in. misję i wizję, to również kluczowy element onboardingu nowych członków zespołu. Zarówno na poziomie organizacji (dlatego kluczowe jest jej przedstawianie każdemu nowemu członkowi zespołu np. podczas 1. dnia pracy), jak i na poziomie zespołu (manager powinien pokazać nowemu członkowi zespołu, jak jego działania i działania zespołu, w którym pracuje, osadzone są w długofalowej strategii firmy). Pozwala to nie tylko zmniejszyć rotację zespołu, dzięki zwiększeniu poczucia sensu i poczucia wpływu, ale też zwiększyć efektywność codziennej pracy, dzięki zrozumieniu celu i osadzeniu zadań w większym planie.

3. Golden Circle

Ze strategią firmy nierozerwalnie związane są takie elementy jak tzw. Golden Circle Simona Sinka czyli “Why? How? What?”. 

Czyli dokładnie co?

Why, skąd zrodziła się potrzeba oferowanych usług lub sprzedawanych produktów, jak działania firmy rozwiązują wybrany problem. 

How, w jaki sposób dana firma działa.
What, jaka jest oferta firmy, jakie produkty lub usługi sprzedaje firma, co dokładnie robi.

Określenie tych elementów pozwala nawigować firmą w momentach najsilniejszego wzrostu. Kiedy strategia / plan działania nie nadążają za zmianami, które wymusza na firmie tempo wzrostu, to Why staje się najważniejszym drogowskazem dla wszelkich działań, w tym działań rekrutacyjnych.

W przypadku wzmożonej aktywności rekrutacyjnej Why pełni także inną rolę. Silne i dobrze komunikowane pozwala bardzo skutecznie przyciągać zwiększoną liczbę potencjalnych pracowników. Jak?

Why może stać się wyróżnikiem Twojej firmy, zwracać uwagę w ogłoszeniu czy komunikacji z kandydatem, ale też przeważać szalę w przypadku, gdy kandydat waha się pomiędzy kilkoma ofertami. Sytuacja taka może mieć miejsce zwłaszcza w przypadku branży IT, gdzie inne cechy firmy jak benefity, przestały działać wyróżniająco. Dodatkowo, jeśli Twoi pożądani  kandydaci wywodzi się z pokolenia Millenialsów, klarowne Why może być jednym z czynników przeważających o wyborze Twojej oferty rekrutacyjnej wśród ofert konkurencji. Warto zobaczyć w tym kontekście wywiad z autorem koncepcji Simonem Sinkiem.

4. Procesy

Dobrze zorganizowane procesy w firmie, nawet te małe, pozornie niewiele zmieniające, przy skalowaniu firmy, urastają do wielkiej rangi. To zarówno procesy rekrutacyjne, związane z onboardingiem, dotyczące księgowosci, czy wewnętrzne zasady w organizacji (wyjazdy integracyjne, szkolenia, dress code itd.).

Na co warto zwrócić uwagę podczas skalowania organizacji?

Na procesy, które mogą zostać zautomatyzowane, a także te które usprawniają pracę rekruterom, sourcerom czy rekrutującym managerom. Oszczędność czasu i środków nabiera nowego znaczenia w przypadku zwiększenia skali i liczby procesów rekrutacyjnych.

Z jakich narzędzi automatyzujących można skorzystać? Zaledwie kilka obszarów potencjalnej automatyzacji lub usprawnień:

• narzędzia AI do screeningu kandydatów np. Ideal.com;
• narzędzia do automatyzacji procesu komunikacji z kandydatami np. z wykorzystaniem platform mailingowych (np. Mailchimp) lub dedykowanych platform HRowych z zawartymi w nich template’ów wiadomości;
• rekrutacyjny chatbot do odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania w trakcie procesów rekrutacyjnych lub wspierający proces rekrutacji np. K2Bots.Ai, Emplocity.com/pl;
• narzędzia do umawiania spotkań rekrutacyjnych np. Calendly, YouCanBook.Me;
• narzędzia do przeszukiwania kandydatów z wcześniejszych procesów rekrutacyjnych np. Ideal.com.

5. Wzrost vs zatrudnienie liderów

Dynamiczny rozwój firmy, jednocześnie generuje duży wzrost zapotrzebowania kadry menadżerskiej. Dlatego odpowiednia strategia leadershipu może stanowić o tzw.: “być albo nie być” firmy. Przykłady takich strategii? Różnią się one w zależności od potrzeby danej organizacji.

Często obieraną strategią jest awansowanie członków zespołu. Czyhają tu jednak na HR managera pewne pułapki – staż pracy i doświadczenie specjalistyczne nie zawsze przekładają się na kompetencje zarządcze. Nie każdy świetny Java Developer nawet Senior, będzie świetnym Team Leaderem – to prawda doskonale znana HR managerom.

Z drugiej strony praktykowane jest zatrudnianie doświadczonych managerów spoza organizacji. Wówczas ryzyko ma swoje źródło w dopasowaniu do kultury organizacji, jej wartości, misji, wizji i why (jak było to wspomniane we wcześniejszych paragrafach).

Dobrą strategią może okazać się połączenie obu tych planów, i dodatkowe wzmocnienie tak zbudowanego zespołu liderskiego poprzez odpowiednie warsztaty strategiczne. Takie warsztaty nie tylko pozwalają na transfer wiedzy o firmie, wymianę doświadczeń pomiędzy liderami, ale też wypracowanie strategii, która oparta jest zarówno o doświadczenia długoletnich pracowników, jak i o świeże spojrzenie nowych liderów.

Kolejną dobrą praktyką mogą być mini master classy złożone z nowych i “starych” liderów, w ramach których dzielą się oni doświadczeniami, wymieniają dobrymi praktykami, czy dyskutują potencjalne rozwiązania dla problemów występujących w zespołach.

Oczywistym jest również zaoferowanie liderom cyklu szkoleń, które ujednalicałyby ich poziom wiedzy dot. zarządzania. Często jednak w momencie gwałtownego wzrostu organizacji brak jest czasu i środków na rozwój. Rozwiązaniem są tutaj regularne serie krótkich szkoleń 1-2h, które pozwalają poruszyć wybrane mini obszary i zwiększyć wiedzę liderów w bardzo precyzyjnie wybranych tematach.

Podsumowanie

Rekrutacja w skokach rozwojowych jest o tyle ważna, że definiuje przyszłość organizacji, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie. To moment, w którym dobór pracowników, a przede wszystkim kadry menadżerskiej powinien być oparty na świadomej i dobrze wypracowanej strategii. 

To czas, kiedy firma może stać się / staje się marką, a jej wartości, misja czy wizja są rozpoznawalne i przyciągają potencjalnych pracowników. Z pozoru mogą wydawać się błahe, jednak w praktyce potrafią mieć większą siłę przebicia niż jakiekolwiek benefity. Coraz więcej organizacji, od początku świadomie buduje swoją kulturę w każdym najdrobniejszym calu. 

Świadomość kultury organizacji pozwala też na jej skalowanie. Idealnym przykładem jest firma Glovo, hiszpański start-up, który powstał zaledwie 4 lata temu, a obecnie otwiera swoje siedziby w Afryce, Ameryce Południowej i całej Europie. Ich strategią jest wysyłanie tzw. “culture teamów” z misją transferu kultury organizacyjnej.

Moment skalowania organizacji, to również czas na obiektywną ocenę dotychczasowych procesów. Zwalidowanie ich efektywności, testowanie nowych rozwiązań oraz wprowadzenie maksymalnej automatyzacji.

Autorzy

Beata Mosór-Szyszka CEO & Co-founder at Project: People
Mateusz Macha CEO & Founder at Humeo
Paulina Drygała Marketing Consultant at Project: People