Powrót do biura po koronawirusie w końcu nastąpi, a w niektórych przypadkach już postępuje. Oczywiście wciąż nie wiemy, kiedy oficjalnie pożegnamy stan pandemii, ale już teraz możemy rozpocząć przygotowania. Sprawdźcie naszą checklistę! 10 rzeczy, jakie powinniście zrobić przed powrotem do biura oraz doświadczenia 3 różnych firm w tym obszarze.
Czas czytania: 15 minut
Spis treści:
1. Państwowa Inspekcja Pracy i zasady powrotu do biura
2. Funkcjonowanie przed pandemią a powrót do biura po koronawirusie: na przykładzie 3 różnych firm
3. Podsumowanie: checklista – co warto zrobić przed powrotem do biura po koronawirusie
Państwowa Inspekcja Pracy 6 maja br. skierowała do pracodawców, przedsiębiorców i innych osób organizujących pracę komunikat. Zawarła w nim wytyczne bezpiecznego powrotu do biura w dobie pandemii COVID-19. Składa się on z 4 części, których przestrzeganie ma zminimalizować ryzyko rozprzestrzeniania się koronawirusa. Ma to na celu przede wszystkim stworzenie odpowiednich warunków powrotu do biur dla pracowników. Oto one:
W naszym środowisku pracy, oprócz standardowej oceny ryzyka, powinniśmy wziąć pod uwagę również to wynikające z charakterystyki wirusa SARS-CoV-2. Musimy więc jako pracodawcy zastanowić się w jakich obszarach miejsca pracy może dojść do zakażenia drogą kropelkową. Oprócz fizycznych zagrożeń, powinniśmy również pamiętać o komforcie psychicznym pracowników. Należy zadbać o to, by w miejscu pracy nie odczuwali oni lęku, frustracji, czy stresu, wynikających z trwającej pandemii i potencjalnego zagrożenia zdrowia i życia.
W tym miejscu należy wyjść z zapytaniem do pracowników o ich odczucia, co do warunków i zasad, jakie mamy stworzyć w miejscu pracy, by czuli się w nim bezpiecznie i komfortowo. Dlatego powinniśmy razem z nimi zweryfikować wykonaną w ETAPIE 1 ocenę ryzyka. Następnie – jeśli zajdzie taka potrzeba – odpowiednio ją zmodyfikować, nim przejdziemy do planu działania.
Po ocenie ryzyka w środowisku pracy oraz skonsultowaniu go z naszymi pracownikami, zabieramy się za stworzenie planu działania. Wśród nich są czynności eliminujące oraz minimalizujące zagrożenia.
Eliminujące to na przykład:
Wśród działań minimalizujących zagrożenia możemy natomiast wymienić:
Zanim powrócimy do biur, powinniśmy przedstawić naszym pracownikom wszelkie zasady i wytyczne, które opracowaliśmy. W razie potrzeby, należy zapewnić im również szkolenie lub materiały szkoleniowe, które w jasny sposób przedstawią nasz bezpieczny powrót do biura.
Źródło danych i dodatkowe informacje: Państwowa Inspekcja Pracy (pip.gov.pl), gov.pl
Obostrzenia i zalecenia Państwowej Inspekcji Pracy są pomocne, natomiast nie mają znamiona bezwzględnych wymogów. Oznacza to, że każda firma ma prawo do własnej oceny ryzyka, które może konsultować z odpowiednimi jednostkami rządowymi i sanitarnymi, ale ostatecznie wdrożony plan powrotu do biura po koronawirusie ma odpowiadać na potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa. Dlatego też postanowiliśmy spytać naszych klientów o ich doświadczenia oraz decyzje związane z organizacją pracy przed, w trakcie i po kwarantannie. Na końcu znajdziecie również wypowiedź dotyczącą naszego podejścia do tego tematu.
Usługi IT dla branży medycznej | firma powyżej 50 osób
Przed wybuchem pandemii i wprowadzeniem obostrzeń sanitarnych pracowaliśmy w biurze. Każdy z pracowników, bez względu na zajmowane stanowisko, miał jednak możliwość skorzystać z 1 dnia pracy zdalnej w tygodniu, co było standardem w naszej firmie.
W okolicach połowy marca Zarząd podjął decyzję o “lock-down” biura, z uwagi na bezpieczeństwo pracowników. Zostali oni o tym fakcie poinformowani przez nas mailowo oraz podczas spotkania na żywo. Nie było potrzeby organizowania dodatkowych szkoleń w związku z przejściem na home office, ponieważ bardzo dobrą pracę wykonywali bezpośredni przełożeni, którzy byli do dyspozycji pracowników w razie jakichkolwiek pytań i wątpliwości.
Nie mieliśmy więc większych przeszkód podczas samego procesu przechodzenia na home office. Jedyne, co mogło komplikować organizację działań, to częściowe braki sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej, ale w takich przypadkach szybko reagowaliśmy i z budżetu firmy kupowaliśmy potrzebne pracownikom urządzenia. Jeśli chodzi o nasze odczucia, to z jednej strony cieszyliśmy się, że będziemy mieli możliwość większej swobody w organizacji swojej pracy w domu, z drugiej jednak – dla większości z nas było to coś nowego, z czym czuliśmy się początkowo niepewnie. Z tygodnia na tydzień okazywało się natomiast, że bardzo dobrze sobie z tym radzimy i jesteśmy w stanie sprawnie skoordynować wszelkie działania, a co za tym idzie – realizować zakładane cele.
Obecnie większość pracowników wolałaby wrócić do biura, choć oczywiście są pojedyncze przypadki, którym na tyle spodobał się home office, że chcieliby przy nim pozostać. Wychodząc z biura wiedzieliśmy jednak, że do niego wrócimy. To był nasz cel i cały czas o nim pamiętaliśmy podczas pracy w formie zdalnej. Dlatego też dokonaliśmy wraz z naszym specjalistą BHP oceny ryzyka i zapewniliśmy odpowiednie środki bezpieczeństwa w biurze, takie jak maseczki czy płyny dezynfekujące oraz określiliśmy zasady użytkowania poszczególnych pomieszczeń biurowych. Dodatkowo na bieżąco ankietujemy naszych pracowników i stopniowo organizujemy powroty do biura. Pierwszeństwo mają ci, którzy wskazali, że chcą i mają taką możliwość – czyli na przykład nie muszą sprawować opieki nad dzieckiem.
Podsumowując, mogę więc powiedzieć, że okres pandemii potwierdził, że jesteśmy przygotowani na formę pracy zdalnej i jeśli tylko będzie taka konieczność – nie mamy problemu, by ją wprowadzić ponownie, ale naszym preferowanym systemem pracy jest ten stacjonarny.
Software house | firma do 250 osób
Przed wybuchem pandemii standardem był u nas system mieszany. Ogólną zasadą była możliwość wykorzystania 2-3 dni w tygodniu w formie pracy zdalnej, niemniej jednak częstotliwość home office zależała przede wszystkim od danego projektu oraz zespołu. Często w jednym obszarze projektowym cały zespół wolał pracować w 100% z biura albo wręcz przeciwnie – całkowicie zdalnie.
Kilka dni przed wprowadzeniem obostrzeń rządowych uprzedzaliśmy pracowników, by byli gotowi na to, że w każdej chwili może nastąpić przejście na pełną pracę zdalną. Ostatecznie nastąpiło to dzień przed oficjalnym wprowadzeniem kwarantanny w Polsce.
Samo przejście na home office nie stanowiło dla nas problemu, zespoły bardzo dobrze i szybko przystosowały się do nowej rzeczywistości. Na bieżąco informowaliśmy pracowników o planach w związku z funkcjonowaniem biura. Dodatkowo ustaliliśmy, że jeśli taka możliwość nastąpi, poinformujemy wszystkich zainteresowanych z 2-3 tygodniowym wyprzedzeniem.Nie było natomiast presji na powrót do biura wraz z konkretnym terminem. Dodatkowo ustaliliśmy, że jeżeli ktoś woli pracować z domu, to do końca bieżącego roku będzie miał taką możliwość, bez względu na datę ponownego otwarcia biura.
Bardzo ważny był stały kontakt z pracownikami, od których feedback zbierali liderzy, menadżerowie i dział HR. Wspólne działania tych zespołów dawały nam odpowiedzi na pytania o najważniejsze problemy, jakie dotykają zatrudnionych w VirtusLab. Rozwiązywaliśmy je potem w myśl zasady „case by case”. Ostatecznie w związku z potrzebami grupy pracowników zdecydowaliśmy o otworzeniu biura od lipca przy zachowaniu wszelkich niezbędnych środków ostrożności.
Co ciekawe – zaledwie 25% pracowników zadeklarowało, że chce kontynuować pracę zdalną w pełnym wymiarze. Większość osób w VirtusLab deklaruje chęć powrotu w systemie mieszanym lub w 100% z biura. Wynika to z faktu, że pracownicy lepiej czują się w biurze wśród innych osób z zespołu i firmy. Dlatego od 1 lipca umożliwiamy pracę stacjonarną, która następuje po wcześniejszej rozmowie z menadżerem zespołu, który ocenia, czy ktoś rzeczywiście potrzebuje tego powrotu. Ze względu na obostrzenia sanitarne i ryzyko biznesowe musimy bowiem dbać o to, by w jednej chwili w biurze nie przebywało zbyt dużo osób. Pamiętamy też o tym, by nie były to powroty całych zespołów na raz.
Teraz będziemy oczywiście w dalszym ciągu obserwować sytuację i jeżeli nie nastąpi druga, jesienna fala zachorowań, będziemy pochylać się nad decyzją o otwarciu biura dla większej liczby osób. Podchodzimy jednak do tematu spokojnie, ponieważ przy home office wcale nie zanotowaliśmy spadku efektywności pracowników, a w niektórych przypadkach jest wręcz przeciwnie. Wychodzimy więc pod tym względem na plus.
Przyszłościowo chcemy skupić się też na well-beingu, na potrzebach pracowników w tym obszarze. Przez okres pandemii okazał się on bowiem tematem, któremu trzeba poświęcić większą uwagę, dlatego pragniemy mocniej rozwijać nasze działania w tym aspekcie.
W naszym przypadku staraliśmy się wziąć pod uwagę wszystkie obszary, w których może dojść do zwiększenia ryzyka zachorowań. Wyłączyliśmy chill roomy i strefy gier, określiliśmy limity osób w częściach wspólnych, takich jak kuchnia czy łazienka. Zapewniamy też ogólny dostęp do maseczek i płynów dezynfekujących. W pokojach są zawsze 2 biurka odstępu pomiędzy pracownikami, co sprawia, że podczas pracy nie trzeba nosić maseczek. Należy ją jednak zakładać przemieszczając się po częściach wspólnych dla całego kompleksu biurowego, takich jak na przykład winda, parking itp. Część wytycznych jest jasno określona, w konkretnych ramach, inne są sugerowane – jak na przykład możliwość przyniesienia własnych naczyń i sztućców do wspólnej kuchni. Oczywiście jeśli ktoś jest przeziębiony lub ma jakiekolwiek objawy choroby – odradzamy przychodzenie do biura.
Agencja rekrutacyjna | firma do 10 osób
Nasz system pracy nie wymagał zbyt wielu spotkań face to face (składały się na nie jedynie codzienne, 5/10-minutowe daily oraz raz w tygodniu 1-godzinne: Monday meeting, Friday roundtable i piątkowe 1-to-1). Były one jednak wskazane, bo jako agencja butikowa mocno zwracamy uwagę na dobre relacje wewnątrz zespołu. Jeśli natomiast chodzi o kwestie techniczne, to używane przez nas narzędzia funkcjonują tak samo dobrze bez względu na miejsce, z którego pracujemy. Dodatkowo przed pandemią standardem w Humeo była możliwość pracy z domu raz w tygodniu, co ułatwiło późniejsze przejście na home office.
Zaraz po ogłoszeniu pierwszych obostrzeń rządowych w marcu (11.03) zapowiedziałem zespołowi, że pracujemy zdalnie do końca tygodnia (13.03), a kolejne decyzje będę komunikował na bieżąco. Później przedłużyliśmy home office o kolejny tydzień – do 20 marca, zaś następnie zapadła decyzja o całkowitej pracy zdalnej aż do odwołania.
Wszelkie dotychczasowe spotkania zespołu prowadziliśmy w tym czasie za pośrednictwem Google Hangouts. Podobnie procesy rekrutacyjne (o tym jak rekrutować zdalnie pisaliśmy już w artykule na naszej stronie, a wskazówki dla rekruterów „w czasie zarazy” umieściliśmy w naszym poradniku). Monday meetings i Friday roundtable zmieniliśmy na War meetings, które odbywały się co 2 dni. Podczas nich omawialiśmy nie tylko plany strategiczno-biznesowe firmy na dany tydzień, ale także to, w jaki sposób pandemia i sytuacja na rynku wpływa na Humeo.
Pozostałe procesy, dzięki świetnemu zaangażowaniu całego zespołu rekrutacyjnego (Yustyny, Magdy, Karoliny i Weroniki), przebiegały bez większych problemów. Humeo przeniosło się do domów, ale nie wpłynęło to w żaden sposób na efektywność pracy.
Końcem maja rozpoczęliśmy rekrutację na 2 nowe stanowiska w Humeo: specjalistę ds. marketingu oraz team leadera zespołu rekrutacyjnego. 1 czerwca pracę w naszej agencji jako marketing specialist rozpoczął Kuba i wtedy też zespół po raz pierwszy spotkał się po kwarantannie w większym gronie. Od tej chwili każdy mógł zdecydować, czy chce przychodzić do biura, czy woli zostać jeszcze przy home office. Od 1 lipca pracę rozpoczęła z kolei nasza nowa team leaderka Sandra i data ta wyznaczyła nowy etap powrotu Humeo do biura. Obecnie, po wspólnych ustaleniach całego zespołu, minimum 2 dni w tygodniu pracujemy stacjonarnie, a w pozostałe dni – wedle indywidualnej decyzji każdego z nas. Stosujemy więc system rotacyjny.
Podsumowując: w Humeo położyliśmy szczególny nacisk na przemyślany powrót do biura etapami – powoli i rozważnie oraz na całkowitą transparentność i regularne konsultacje wewnątrz zespołu – tak, by każdy czuł się w pracy dobrze.
Za wypowiedzi i wymierny wkład w tworzenie publikacji dziękujemy drEryk i Annie Folwarcznej oraz VirtusLab i Natalii Lorek!
Poznałaś/eś już najważniejsze wytyczne Państwowej Inspekcji Pracy odnośnie bezpiecznego powrotu do biura, a także doświadczenia 3 różnych firm, które proces ten zrealizowały w praktyce. Pozostaje nam więc podsumować te działania, a Tobie – sprawnie wprowadzić je w swoim przedsiębiorstwie. W tym celu stworzyliśmy prostą checklistę. Wykonanie poniższych zadań powinno pomóc Ci przygotować się do bezpiecznego powrotu do biura po koronawirusie. Oto ona:
Spytaj pracowników jak czuli się, pracując z domu oraz wspólnie z nimi sformułuj wnioski zawierające zalety i wady home office.
Zastanów się, czy musisz wracać do pracy stacjonarnej. Jeśli nie i odpowiada to pracownikom – być może lepszym rozwiązaniem będzie pozostanie na 100-procentowym home office? Jeśli jednak zdecydujesz się wracać – na podstawie wniosków Twoich i Twoich pracowników, zdecyduj do kiedy trwać będzie praca zdalna. Ustal konkretny termin.
Zgodnie z zaleceniami PIP oraz we współpracy ze specjalistą BHP oceń ryzyko w Twoim środowisku pracy pod kątem zarażenia koronawirusem. Pamiętaj zarówno o zagrożeniach fizycznych (jak przenoszenie wirusa drogą kropelkową), jak i psychospołecznych (obawy, lęk, negatywne emocje pracowników w związku z panującą pandemią).
Nie warto wracać do biura „hurtem”. Określ etapy, w jakich pracownicy mają wrócić do biura. Rozłóż ten proces w czasie, by każdy zespół w Twojej firmie miał możliwość w komfortowy sposób oswoić się z nowymi zasadami panującymi w biurze (nie będzie to możliwe, gdy nagle wszyscy wrócą do biura w tej samej chwili).
Skonsultuj ze swoimi pracownikami ocenę ryzyka oraz formę i etapy powrotu do pracy w biurze. Określcie, czy przedstawiony plan jest możliwy do zrealizowania (np. czy pracownik ma możliwość zapewnić opiekę nad swoim dzieckiem i może wrócić do biura). W tym celu możesz skorzystać z ankiet lub współpracować z team leaderami, którzy przeprowadzą wywiady w swoich zespołach.
Na podstawie wniosków z oceny ryzyka dokonaj zakupu niezbędnych środków higieny oraz w razie potrzeby – dokonaj przemeblowania lub wprowadź usprawnienia w pomieszczeniach biurowych, które zapewnią każdemu pracownikowi odpowiednią, komfortową przestrzeń do pracy. Nie zapomnij również o sprawdzeniu, czy każde pomieszczenie ma sprawną wentylację.
Na podstawie wniosków z oceny ryzyka i wytycznych rządowych ustalcie wraz z osobami zarządzającymi system organizacji pracy, który pozwoli na kontrolę przestrzegania obostrzeń oraz obserwację pracowników pod kątem komfortu ich pracy. Powinny znaleźć się w nim m.in. dłuższe i częstsze przerwy w pracy. Nie zapomnij także o określeniu zasad dotyczących użytkowania różnych pomieszczeń biurowych, takich jak kuchnia, toaleta czy sala konferencyjna (m.in. limity osób w nich przebywających).
Twoi pracownicy powinni otrzymać jasno sprecyzowany komunikat dotyczący zasad powrotu do biura oraz obowiązujących obostrzeń sanitarnych. Zadbaj o to, by były one łatwo dostępne, tj. przekazane zarówno w formie elektronicznej jeszcze przed powrotem do biura, jak i w miejscu pracy – w formie oznaczeń.
W zależności od wielkości powierzchni biurowej i ilości pracowników, zwiększ częstotliwość sprzątania biura. Jeżeli decydujesz się na model pracy, w którym przestrzeń biurowa będzie do dyspozycji pracowników „w razie potrzeby”, co w praktyce oznacza, że osoby w biurze korzystają z różnych biurek, niezbędne będzie regularne dezynfekowanie takich stanowisk każdorazowo po ich użytkowaniu. Nie zapomnij również, by stale sprawdzać, czy nie brakuje środków higienicznych.
Wraz ze swoim specjalistą HR zadbajcie o komfort pracowników. Team leaderzy powinni jeszcze bardziej niż dotychczas zwracać uwagę na ich samopoczucie i odczucia związane z pracą w biurze. Nie ignoruj niepokojących sygnałów, szybko rozwiązuj powstałe problemy i odpowiadaj na pytania oraz wątpliwości pracowników.
Jak widzisz – nie taki diabeł straszny jak go malują. Co prawda liczba czynności, jakie należy wykonać przed powrotem do biura jest spora, natomiast jeśli odpowiednio je zaplanujesz i podzielisz na etapy – nie powinno być większych problemów z ich realizacją 🙂 Najważniejsze to podejść do tematu spokojnie, z rozwagą oraz bazując na przemyślanych wnioskach, które powstaną po rozmowach z Twoimi pracownikami. Wierzymy, że Ci się uda – powodzenia! 🙂