Bywa, że dla rekrutera (zwłaszcza na początku zawodowej przygody z rekrutacją) hiring manager jest jak magiczne stworzenie z książek o Harrym Potterze: nie wiesz z jakiej strony do niego podejść i czy dać coś do jedzenia czy też lepiej się cofnąć i czekać, co się stanie…
…oczywiście wcale nie musi tak być i współpraca na linii rekruter – hiring manager jak najbardziej może należeć do przyjemnych. Potrzeba jednak do tego dobrej woli z obu stron oraz wzajemnego zrozumienia. Jak to osiągnąć? Podpowiadam na podstawie 9 praktycznych historii z życia wziętych 🙂
Zacznijmy od tego, że Hiring Manager może mieć background zarówno rekruterski, jak i mocno techniczny (bez pojęcia o rekrutacji) – to jednak nie ma tu większego znaczenia. Z każdym warto spróbować nawiązać partnerską relację, a czasami może nawet kumpelską lub przyjacielską.
Oto moje 9 wskazówek, jak tego dokonać:
Oczywiście przed pierwszym spotkaniem z hiring managerem należy zrobić research obejmujący zarówno firmę, do której rekrutujemy, jak i samą specyfikę danej roli. To podstawy. Nie można jednak zapominać też o sprawdzeniu profilu hiring managera na LinkedInie. Zobacz, jak długo pracuje w danej firmie oraz czy będzie miał wystarczającą wiedzę, by przekazać Ci wszystkie ważne informacje o organizacji, którą potem będziesz przedstawiać kandydatowi. Być może będziesz potrzebować dopytać o pewne rzeczy kogoś innego z firmy. Sprawdź też, w jakich organizacjach pracował wcześniej hiring manager. To część przygotowawcza.
Później czas na pytania! Pamiętaj: nie ma głupich pytań – nawet jeśli wydaje Ci się, że coś może być zbyt oczywiste. Lepiej podpytać o każdy szczegół i mieć potem możliwość przedstawienia kandydatowi pełniejszego obrazu całej organizacji.
Historia z życia rekrutera (1)
Przed pierwszym spotkaniem z jednym z hiring managerów sprawdziłam jego background w profilu na LinkedInie. To była bardzo dobra decyzja. Okazało się, że wcześniej pracował jako profesor na uczelni, a jego poprzednim miejscem pracy była konkurencja, z której… planowałam pozyskiwać kandydatów. Dzięki tej wiedzy, podczas spotkania z nim łatwo zrozumiałam, dlaczego wykształcenie kandydatów ma dla niego tak duże znaczenie. Z kolei dzięki wiadomości o jego pracy u konkurencji nie zapomniałam dopytać o off limits. I całe szczęście! Okazało się bowiem, że hiring manager ma ustną umowę ze swoją poprzednią firmą, mówiącą, że nie mogą sobie nawzajem zabierać programistów. Gdybym nie zapytała, mógłby wyjść niezły “kwas” z powodu napisania do kogoś z tej organizacji.
Nieważne, czy hiring manager przerobił już 100 rekrutacji, czy też w drugą stronę – nie miał jeszcze żadnej i to jest dla niego nowe doświadczenie – tłumaczymy wszystko dokładnie, nawet jeżeli dla nas coś wydaje się oczywiste. Starajmy się też na pierwszym spotkaniu nie mówić skrótami i rekruterskim slangiem, np.: JD, pipeliny, aktywni/pasywni kandydaci – to jest jasne dla rekruterów, ale dla kogoś innego może być już czarną magią 🙂
Historia z życia rekrutera (2)
Na jednym ze spotkań musiałam krok po kroku tłumaczyć hiring managerowi nawet to, jak wygląda sourcing i czemu nie mogę obiecać mu dostarczenia w tydzień 10 profili. Dla niego sourcing wydawał się czymś, co robi się przez 2 kliknięcia, które generują Ci z marszu 100 chętnych do aplikowania osób. Po rozmowie ze mną hiring manager był pod wrażeniem pracy sourcera i już nigdy zapytał “to kiedy będą ci kandydaci?”
To bardzo ważne, by pokazać naszemu hiring managerowi, że jesteśmy w tym samym zespole, gramy do jednej bramki i mamy wspólny cel. My (rekruterzy) jesteśmy tutaj po to, aby uzupełnić wszystkie braki informacyjne o rekrutacji (czym ona jest, jak ją robić i czemu tak, a nie inaczej) oraz znaleźć tę właściwą osobę, czyli odpowiedniego kandydata.
Czasami będziesz doradcą tylko w sprawie kandydata – czy jest dopasowany do danej roli czy nie, czasami Twoje zdanie będzie potrzebne również w takich kwestiach jak ulepszenie procesu rekrutacji (jaki etap dodać, który odjąć, który zmienić), a czasami będziesz doradzać dosłownie we wszystkim, bo bywa, że hiring managera trzeba poprowadzić za rękę i wskazać, jakie rozwiązania w procesie sprawdzą się najlepiej. Jeśli nie wiesz, co konkretnie doradzić – rozmawiajcie! Wspólnie z hiring managerem wymieniajcie się wiedzą i stwórzcie relację, w której możecie polegać na sobie nawzajem. Praca zespołowa przede wszystkim 🙂
Historia z życia rekrutera (3)
Mój pierwszy hiring manager był osobą, która nie miała pojęcia o rekrutacji, dlatego musiałam mu pomóc przygotować cały proces, aby nie był zbyt długi a jednocześnie był wartościowy. Pamiętam jego zdziwienie, kiedy powiedziałam, że większość kandydatów nie chce lub nie lubi kodowania online, a szczególnie, jeśli ktoś inny to ogląda. Poza tym przypomniałam, że niektóre firmy dodatkowo płacą kandydatom za wykonanie takich zadań. Był w szoku, ale podziękował. Taka nasza rynkowa wiedza – co, gdzie i u kogo – jest naszym (rekruterów) super narzędziem, nie zapominajmy z niego korzystać.
Być może brzmi to groźnie, ale chodzi tu przede wszystkim o zarządzanie oczekiwaniami 🙂 Każdy chce mieć idealnego kandydata, ale to prawie tak, jakbyśmy chcieli znaleźć idealnego partnera (nierealne, bo nikt nie jest doskonały).
Spotkania i rozmowy są jednak po to, żeby zadawać pytania i zrozumieć, kogo tak naprawdę potrzebuje nasz HM. Często dostajemy listę wymagań na dane stanowisko, która zawiera milion różnych słów o tym, co ma umieć nasz kandydat. Jeżeli widzisz, że jest to nierealne lub po prostu jest tego za dużo – nie czekaj, zadawaj pytania. Zapytaj, co z tego tak naprawdę jest “must have” i bez czego zatrudniona osoba nie zacznie pracy, a w czym może uzupełnić braki później. Osobiście mam na to też inny, ciekawy sposób. A mianowicie, zadaj pytanie: gdyby była globalna katastrofa i potrzebował(a)byś kandydata tylko z 3 umiejętnościami z tych wszystkich, to jakie byś wybrał(a)? 😀
Historia z życia rekrutera (4)
Kiedyś niestety zapomniałam o tym ważnym punkcie i nie “zchallengowałam” HMa. Dostałam od niego wytyczne z opisu stanowiska na 4 strony, a podczas spotkania usłyszałam od niego zdanie: “gdy będziesz wysyłać nam CV kandydatów, będziemy w trakcie tego weryfikować na bieżąco, kto nam pasuje, a kto nie”. To już wtedy była duża czerwona flaga, którą warto było przegadać od razu i powiedzieć, że ta współpraca nie może tak wyglądać. Wszyscy chcą bowiem kandydatów na wczoraj i jeśli wysyłasz niedopasowane osoby, to traci się mnóstwo czasu. I tak samo się to skończyło w tym przypadku. Straciliśmy 2 tygodnie pracy, zanim umówiłam się na kolejne spotkanie, żeby doprecyzować tę nieścisłość i powiedzieć, że nasza współpraca musi wyglądać inaczej.
Pamiętaj zawsze o tym, że hiring manager ma też inne obowiązki i nie żyje rekrutacją 24/7 jak rekruter. Tak, rekrutacja jest najwyższym priorytetem, ale pamiętajmy, że zazwyczaj HM ma na głowie jeszcze 100500 innych rzeczy/ludzi/problemów do rozwiązania. Szanujmy jego czas i dbajmy o to, żeby zdjąć to z jego barków 🙂
Historia z życia rekrutera (5)
Na początku swojej kariery często denerwowałam się, gdy HM nie odpisywał mi w ciągu godziny albo nie odbierał telefonu. Lub co gorsza – nie dawał feedbacku nt. CV kandydata, a przecież tak bardzo zależało nam na czasie, zaś ja sama podsyłałam naprawdę wartościowe CV-ki.
Pamiętajmy więc dodać sobie w taski “ping HM”, jeżeli w ciągu 2 dni nie ma informacji zwrotnej. Hiring manager może po prostu zapomnieć nam odpisać. W końcu wszyscy jesteśmy tylko ludźmi. 🙂
Warto tu jednak pamiętać o zachowaniu umiaru i ustaleniu jasnych zasad współpracy. Na początku swojej kariery “ścigałam” jednego hiring managera już po 1 dniu od wysłania CV, co go niestety zdenerwowało. Zwrócił mi na to uwagę na następnym spotkaniu, ale dzięki otwartej komunikacji udało nam się ustalić, że będę wysyłała mu przypomnienia na Slacku, gdy minie nie 1, ale 2 dni bez odpowiedzi.
Jeśli masz doświadczenie pracy w obsłudze klienta, to treść tego punktu będzie Ci znana w 100%.
W relacjach rekruter – hiring manager bywa różnie. Jak to w życiu: czasem masz po prostu gorszy humor i tak samo HM może być czasem w gorszym nastroju (i uwaga: najczęściej nie przez Ciebie, ale ogólnie przez to, że ma po prostu zły dzień). Wtedy przyda Ci się coś, co ja nazywam “invisible bubble”. Gdy ją zakładasz, zamykasz pracę w sferze “życie zawodowe” i mniej się przejmujesz, że ktoś Ci powiedział coś złego lub niemiło odpowiedział.
Chcesz zadbać o zdrowie psychiczne swojego zespołu?
Sprawdź nasz artykuł „Jak przeciwdziałać wypaleniu zawodowemu w zespole [10 wskazówek]”
Moja recepta na sukces w tym obszarze? Uśmiech na twarzy i profesjonalne podejście w czasie pracy, a po pracy: zamykasz laptopa i wraz z nim wszystkie emocje, które się podczas tego dnia nagromadziły i nie pozwalasz im przeniknąć do życia osobistego. Finalnie hiring manager po prostu przeprosi później za swoje zachowanie (jeśli zachował się niemiło), ale jeżeli będziesz trzymać w sobie urazę, to relacja ta szybko przerośnie w toksyczną i nie będzie wygodna dla nikogo, ani nikomu nie ułatwi pracy. Niestety w tym wypadku jest czasem tak, jak w pracy kelnera – “klient ma zawsze rację” i nawet jeśli się z tym nie zgadzasz – po prostu wykonujesz swoją pracę i masz obowiązek przyjąć różne uwagi.
Historia z życia rekrutera (6)
Miałam kiedyś okazję pracować z hiring managerem, którego ton wypowiedzi był taki, że wydawało się, że wszystko robisz nie tak, jak powinnaś. Gdy kiedyś zadzwonił do mnie z pytaniem o pewien projekt, poczułam się tak źle, że po rozmowie z nim dosłownie się popłakałam. Przypomniałam sobie jednak wtedy wszystkie moje lata bycia kelnerką i sprzedawczynią – ubrałam więc tę moją “invisible bubble” i na następnym spotkaniu w delikatny, ale już stanowczy sposób byłam w stanie wytłumaczyć managerowi, czemu coś zrobiłam tak, a nie inaczej i jaki mam na to plan w procesie rekrutacji.
Tym samym płynnie przechodzimy do kolejnego punktu, czyli…
Skąd wynika frustracja lub „ciśnienie” ze strony hiring managera? Być może ma negatywne doświadczenia z pracy z jakimś poprzednim rekruterem? A może ktoś „z góry” go „dociska”, a potem on w efekcie – oddziałuje tak samo na Ciebie?
Pomyśl nad tym najpierw sam(a), a potem spróbuj wyciągnąć tę informację od hiring managera w trakcie kolejnego spotkania. Pytania i asertywność to nasze najlepsze narzędzia pracy.
Historia z życia rekrutera (7)
Wracając do mojej historii z poprzedniego punktu: finalnie po kolejnych rozmowach okazało się, że na moim hiring managerze ciąży duża presja „z góry” i stąd wynika późniejsze „dociskanie” mnie. Przegadaliśmy to więc i dzięki temu dowiedziałam się, że źródło jego frustracji tkwi w tym, że on nie wie jak i co dokładnie robię, a o mojej pracy świadczy tylko ilość CV-ek w ATSie. Przez to z kolei on nie może raportować wyżej, co się dzieje w procesie, bo sam tego nie wie. Wtedy postanowiliśmy, że dobrym sposobem na lepszą kooperację będą spotkania co tydzień i raport w Excelu, w którym będę pisać, jakie miasta approchuję oraz ile jest osób w procesie i jaki feedback dostaję z rynku. Po tej decyzji nasza współpraca była na takim poziomie, że nawet na spotkaniach, które nie przynosiły żadnych dobrych wiadomości, potrafiliśmy w dobrej atmosferze (nawet „śmieszkując”) wspólnie znajdować rozwiązania dla naszych rekrutacyjnych problemów. Dziś wspominam tę współpracę bardzo ciepło i cieszę się, że tak dużo mnie nauczyła.
Jak po rozmowie? Czego brakowało? Co warto zmienić?
Twoje spotkania z hiring managerem to dobry czas na zadawanie pytań i prowadzenie ciekawych dyskusji. Dzięki temu tworzymy relacje. Pamiętaj, że HM na pewno ma ogromną wiedzę albo zbiera ją na spotkaniach z potencjalnymi kandydatami. To jest przestrzeń na pomaganie sobie nawzajem. A może to HM nie wie jak zadać jakieś pytanie i możesz mu pomóc? Przez pytania i wzajemną pomoc można tworzyć naprawdę owocne relacje 🙂
Historia z życia rekrutera (8)
Podczas pracy u jednego z moich klientów, na naszych regularnych spotkaniach zaczęliśmy dyskutować, w jaki sposób hiring manager może pomóc przyciągnąć uwagę do ról, na jakie rekrutowałam. Oczywiście pierwszym pomysłem był post na LinkedInie. Niestety okazało się, że HM nie wchodził na tę platformę już 2 lata i nawet nie pamięta hasła do swojego konta 😀 W zamian podesłał mi jednak kilka grup na meetup.com oraz na Facebook’u, co było bardzo miłe z jego strony, a mi pomogło w codziennej pracy.
Na koniec mały bonus 🙂
Otóż moja rada brzmi: zawsze zwracaj uwagę na to, co się dzieje w kamerce hiring managera. W czasie kiedy wszystkie spotkania są online, wydaje mi się, że mamy większą przestrzeń do poznania zainteresowań danej osoby. Czy gdzieś w tle wisi na ścianie plakat z Hogwartem? Czy podczas spotkania przyszedł jakiś dodatkowy towarzysz rozmowy, jak pies czy kot? A może kubek Twojego rozmówcy jest w jakiś sposób tematyczny? Warto zwracać uwagę na otoczenie i w odpowiednim momencie o to podpytać, to super sposób na ocieplenie relacji z hiring managerem 🙂
Historia z życia rekrutera (9)
Swego czasu miałam spotkanie z 3 hiring managerami i jakoś przez mój kubek wyszło, że wszyscy jesteśmy fanami jednego Reality Show. Od tamtego momentu każde następne spotkanie zaczynało się od 5-minutowej “luźnej gadki” o tym programie, a później dopiero przechodziliśmy do spraw zawodowych. Dzięki temu wszystkie nasze spotkania były potem luźne i pełne zaufania na każdym etapie.
Jak widzisz na podstawie moich krótkich historii – fuckupy w pracy rekrutera to nic nadzwyczajnego i bywają częste nawet wtedy, gdy przychodzi nam współpracować z kolejnym już, może wręcz setnym hiring managerem.
Najważniejsze w tym wszystkim jest jednak to, że relacje na linii rekruter – HM, tak jak relacje z każdą osobą z Twojego otoczenia – potrzebują transparentności i szacunku, a czasami nawet luźnych pogawędek o „głupotach”.
Współpraca z hiring managerami nie jest żadnym rocket science, ale poprawić lub zepsuć tę relację można bardzo prosto. Mam więc nadzieję, że któraś z moich w/w rad pomoże Ci w codziennej pracy lub przynajmniej sprawi, że uśmiechniesz się, czytając moje historie 🙂
Yustyna Mishchanchuk
IT Recruiter @ Humeo Recruitment Geeks
Potrzebujesz wsparcia w rekrutacji IT?
Wypełnij poniższy formularz, a my damy Ci znać, jak nasze usługi pomogą zrealizować Twoje cele.