Notatki z rozmów rekrutacyjnych są ważne z prostej przyczyny. CV i notatka to często pierwszy punkt styku klienta z profilem kandydata. Od nich może zależeć, czy wrażenie będzie pozytywne, czy negatywne. 

Bycie rekruterem jest nudne. Taka przynajmniej opinia często krąży pomiędzy ludźmi, którzy z rekruterem spotkali się tylko wtedy, gdy sami starali się o pracę. Lub co gorsza – w ogóle nigdy nie mieli nic wspólnego z takim stanowiskiem, bo wstępną rozmowę kwalifikacyjną odbyli z osobą, która zadała im budzące grozę pytanie: “jak twoja kariera będzie wyglądać za dziesięć lat?”.

Po co w ogóle piszemy notatki z rozmów rekrutacyjnych? 

Tymczasem bycie rekruterem to jak żonglowanie dziesięcioma piłeczkami, mając dodatkową parę rąk do koordynacji. Na dodatek – przynajmniej jedna z tych piłeczek płonie.

Jednym z podstawowych obowiązków (lub piłeczek) rekrutera jest tworzenie notatek z rozmów z kandydatami. Żeby jednak notatki miały „ręce i nogi”, najpierw staramy się zrozumieć potrzeby naszych klientów. Następnie wymyślamy szczegółowe pytania, dopasowane do stanowiska, które potem zadajemy kandydatom na wstępnej rozmowie kwalifikacyjnej. Taka rozmowa trwa zazwyczaj od dwudziestu minut do godziny. Na jej podstawie tworzymy notatki. Robimy to po to, żeby klienci już na wstępie mogli wyselekcjonować kandydatów z odpowiednimi kwalifikacjami. W zależności od wielu czynników, notatki mogą być krótkie i treściwe albo długie i szczegółowe. 

Czy klienci czytają notatki z rozmów rekrutacyjnych?

Na początku kariery skłaniałam się ku dłuższym notatkom. Mój rekord to prawie dwie strony A4 z rozmowy z Developerem o dwuletnim doświadczeniu, a klient, z którym wtedy współpracowałam, był z nich zadowolony. Z czasem zauważyłam, że inni klienci na cotygodniowych podsumowaniach rzadko odnoszą się do informacji zawartych w notatce, a kiedy zaczęli dopytywać o rzeczy, które tam były, miałam pewność, że niektórzy ich w ogóle nie czytają. Reszta zespołu Humeo też to zauważyła w swoich projektach, więc postanowiliśmy przeanalizować sytuację. Naturalnie, najbardziej oczywistą przyczyną nieczytania notatek jest brak czasu. Najczęściej współpracujemy z wewnętrznymi rekruterami, którzy odpowiadają za kilka, kilkanaście, czasami nawet kilkadziesiąt procesów. Dla managerów zaś rekrutacja to dodatkowy obowiązek, na który zazwyczaj nie wystarcza im już mocy przerobowych, co zresztą zrozumiałe. 

Przepis na skuteczny konsensus w procesie rekrutacyjnym

Padły więc różne pomysły rozwiązania tego problemu: od łączenia notatek z plikiem CV kandydatów, po zmienienie całej struktury notatki. Wybierając tę drugą opcję tworzenia notatek, musiałam zastanowić się jak ją skrócić i zrobić bardziej przejrzystą, bez ucinania treści i tworzenia samych równoważników zdań. Zdecydowałam się na prostą zmianę, zainspirowaną szablonem do rozmów, który dostałam od jednego z klientów. Szablon ten zawierał punkty:

• motywacja;
• rozwój + co obecnie robi kandydat;
• dostępność; 
• lokacja;
• budżet. 

Postanowiłam te punkty rozszerzyć, więc dodałam więcej pytań od siebie i od klienta. Dzięki temu notatka zawsze zawiera ważne informacje, a jeżeli są one zbędne, klient może łatwo znaleźć interesujące go fragmenty (dzięki bullet pointom). 

Podsumowanie

Notatki z rozmów z kandydatami są pomocne, gdy są zrobione wedle potrzeb klienta, a nie rekrutera. Nie każdy ma czas na przebrnięcie przez ścianę tekstu, informującą o najtrudniejszym projekcie, w którym kandydat uczestniczył. Choć, nawiasem mówiąc, taka informacja może wiele powiedzieć o jego umiejętnościach. Z drugiej zaś strony zbyt krótka notatka, mieszcząca się na karteczce samoprzylepnej, może nie być przydatna i kandydat będzie musiał przechodzić kolejny raz przez ten sam etap rekrutacji, co dla wszystkich jest stratą czasu.

Dobrym momentem na rozmowę dotyczącą długości, formy i rodzaju informacji zawartych w notatce jest pierwsze spotkanie z osobą odpowiedzialną za rekrutację u klienta. Powinien on wtedy szczerze opowiedzieć o swoich oczekiwaniach. To teoretycznie nic wielkiego, ale w zdecydowanej większości wystarczy, by każda ze stron była później zadowolona ze współpracy. Dokładnie w taki sposób pracujemy w Humeo. 🙂

Jesteś ciekawy, jak wygląda rekrutacja pracowników IT po wakacjach? W ostatnim wpisie opowiedzieliśmy o tym co nieco.

Magdalena Fitt

IT Recruiter

Opowiedz nam o swoich rekrutacjach

Potrzebujesz wsparcia w rekrutacji IT?

Wypełnij poniższy formularz, a my damy Ci znać, jak nasze usługi pomogą zrealizować Twoje cele.